Аудит Битрикс24: что в вашем портале работает, а что нет
Аудит нужен, когда система есть, а результата от неё не видно. Аналитик заходит в портал, смотрит, как он настроен и чем реально пользуется отдел, и отдаёт отчёт: что мешает, что чинить первым и во что это обойдётся.
- Разбор настроек: воронки, поля, права, автоматизация, отчёты
- Что из этого используется, а что заведено и брошено
- Список задач по приоритету с оценкой в часах
- Честный ответ, когда систему проще собрать заново, чем чинить
Отчёт остаётся у вас — даже если дальше работать будете не с нами.
Работаем только с Битрикс24 — другие CRM не ведём. За это время прошли почти все сферы, где система вообще применима.
№1 в УрФО по продажам лицензий и ТОП-10 интеграторов России. Статус даётся за объём и качество проектов, а не за взнос.
Основная профессия внутри компании — бизнес-аналитик. Процессы разбирает он, а не менеджер по продажам.
Шесть поводов посмотреть портал со стороны
Аудит — не проверка «правильно ли вы всё сделали». Это поиск причины, по которой система не даёт того, ради чего её покупали.
Руководитель по-прежнему собирает цифры руками. Обычно данные в системе есть, но не в том виде — или воронка устроена так, что считать по ней нечего.
Сделки ведутся в мессенджерах и таблицах, в CRM их заводят задним числом. Смотрим, что именно мешает работать в системе, — причина почти всегда конкретная.
Подрядчик ушёл, что и зачем настроено — непонятно. Разбираем чужую настройку и описываем, как она устроена сейчас.
Прежде чем строить новый этаж, стоит посмотреть фундамент. Иногда нужная функция уже есть и включается настройкой, а не разработкой.
Модулей много, полей сотни, роботы спорят друг с другом. Аудит показывает, что можно выключить без потерь — это ускоряет работу людей.
Новое направление, юрлицо, отдел или схема продаж. Смотрим, выдержит ли текущая настройка изменения или её проще пересобрать.
Хотите проверить портал сами — начните с этого разбора
Аудит можно начать и без нас. В этом разборе показано, как должна быть устроена логика портала: воронки продаж, смарт-процессы, кто за что отвечает и где обычно ломается. Посмотрите и сверьте со своим — половина проблем видна сразу.
Что смотрим в портале
Аудит — это не только настройки. Половина выводов появляется из разговора с теми, кто в системе работает каждый день.
Воронки и стадии, поля и карточки, права доступа и роли, роботы и бизнес-процессы, отчёты, подключённые каналы и интеграции, тариф и лишние модули. Заодно — что из настроенного реально используется, а что стоит мёртвым грузом.
Интервью с руководителем и с менеджерами: что удобно, что раздражает, что делают в обход системы и почему. Именно здесь обычно и находится причина, по которой портал «не прижился».
Дубли компаний и контактов, сделки без ответственного и без следующего шага, незакрытые стадии, записи, которые годами висят в работе. Отчёты строятся по этим данным — значит, пока в базе беспорядок, цифрам руководителя верить нельзя.
Соответствуют ли этапы реальной продаже, не стоит ли половина сделок на одной стадии «в работе», что происходит при отказе и возвращается ли клиент в работу позже. Чаще всего правится здесь, а не в технике.
Работает ли обмен с 1С и телефонией сейчас, не отвалился ли канал заявок, доходят ли метки источника до сделки. Интеграции ломаются молча: в карточках просто перестают появляться данные, и это замечают через месяцы.
Сколько в базе клиентов, которые когда-то покупали и давно не возвращались, и сколько сделок закрылось отказом по причинам, которые уже неактуальны. Это самая быстрая выручка из всех, что находит аудит: предложение ушедшим клиентам стоит дешевле новой рекламы.
Четыре шага и отчёт на руки
Аудит — отдельная работа с понятным результатом. Он не обязывает продолжать с нами: с отчётом можно пойти к любому подрядчику или сделать всё внутри.
- 1Доступ и вводныеДаёте доступ к порталу и рассказываете, чего ждали от системы. Второе важнее: без этого аудит превращается в опись настроек.
- 2Разбор порталаАналитик проходит по настройкам и данным: где сделки застревают, что заполняется, что игнорируется, какие процессы идут мимо системы.
- 3Разговор с людьмиКороткие интервью с руководителем и менеджерами. Здесь всплывает то, чего не видно в настройках: почему поле не заполняют и куда на самом деле пишут клиенту.
- 4Отчёт и встречаОтдаём документ и проходим по нему вместе: что чинить первым, что можно не трогать, что даст результат быстрее всего. Список задач — с оценкой в часах.
Что в отчёте, кроме списка проблем
Как портал устроен сейчас: воронки, процессы, интеграции, права. Полезно само по себе — особенно если внедрял кто-то другой и документации не осталось.
Что чинить первым, что вторым, а что не трогать вовсе. У каждой задачи — оценка в часах, поэтому видно, во что обойдётся каждая.
То, что чинится за час-два и сразу снимает раздражение отдела. Обычно такие вещи находятся на каждом аудите — и они дешевле всего.
Иногда правильный ответ — не чинить, а собрать заново: когда настройка накопила столько исключений, что доработка дороже переделки. Говорим об этом прямо.
Мы разбираем и чужие порталы, и собранные самой компанией — поэтому в отчёте есть не только список проблем, но и сравнение: как эта задача обычно решается у других.
Аудит делает бизнес-аналитик, а не менеджер по продажам
В компании 38 человек, и 26 из них — бизнес-аналитики. Портал смотрит специалист с опытом в вашей сфере: он знает, как эта работа устроена у других, и отличает «настроено непривычно» от «настроено неправильно».
Разбирает, как устроена работа и что должно происходить в системе. Он же пишет отчёт и проходит по нему вместе с вами.
Смотрит настройку изнутри: воронки, права, роботы, обмен с 1С и телефонией. Находит то, что не видно из интерфейса пользователя.
Подключается, если в портале есть доработки: проверяет, что они переживут обновления и не конфликтуют со штатной логикой.
Семь вопросов — и видно, нужен ли вам аудит
Короткая проверка по тем же признакам, с которых начинает аналитик: чем пользуются каждый день, верите ли вы отчётам, что уже заброшено. В конце — оценка портала.
Если по ответам окажется, что система в порядке, мы так и скажем: аудит ради аудита никому не нужен.
Порталы, которые мы довели до работы
В этих проектах система уже была: вопрос был в том, чтобы она делала то, ради чего её покупали.
Сколько стоит аудит
Аудит считается часами аналитика и зависит от объёма: один отдел разбирается быстрее, чем портал с производством, складом и обменом с 1С.
Сколько отделов и процессов в портале, есть ли интеграции и обмен с учётной системой, нужно ли говорить с сотрудниками или достаточно разбора настроек.
Разбор настроек и данных, отчёт с картой того, что есть, список задач по приоритету с оценкой в часах и встреча, на которой мы проходим по отчёту вместе.
Бесплатный «аудит» обычно оказывается презентацией услуг. Здесь вы платите за работу аналитика и получаете документ, с которым можно идти к любому подрядчику.
Точную сумму называем после короткого разговора — на нём видно, что именно смотреть. Если по итогам аудита работы берём мы, часы аудита учитываются в общем объёме проекта.
Посмотрим портал и скажем, что мешает ему работать
Сначала короткий разговор: что у вас настроено и чего вы ждали от системы. По нему понятно, какой объём аудита нужен.
- 1Позвоним в течение рабочего дняУточним задачу и подберём аналитика, который работал с вашей сферой
- 2Встреча онлайн, 40 минутРазбираем ваши процессы, показываем похожие внедрения, называем вилку
- 3Присылаем расчёт и планДальше решаете вы — обязательств после встречи не возникает
Аудит Битрикс24: что проверяют в портале и что вы получаете на выходе
Аудит нужен, когда система есть, но ею не пользуются, а почему — непонятно. Это не технический осмотр ради списка ошибок: половина выводов появляется из разговора с теми, кто работает в портале каждый день. Ниже — что именно мы смотрим и что остаётся у вас после.
Шесть поводов посмотреть портал со стороны
- Система куплена, настроена — и отдел всё равно ведёт сделки в таблицах и мессенджерах.
- Отчёты не сходятся с реальностью: выручка в системе одна, в учёте другая.
- Портал настраивал другой подрядчик, связи с ним нет, а что там внутри — никто не знает.
- Внедрение было давно, с тех пор работа изменилась, а система — нет.
- Задач по доработке накопилось столько, что непонятно, с какой начинать.
- Вы платите за старший тариф и не уверены, что он нужен.
Что смотрим в технической части
Воронки и стадии — описывают ли они реальную продажу. Поля и карточки — что заполняется, а что стоит мёртвым грузом. Права доступа и роли — кто что видит, закрыта ли выгрузка базы. Роботы, триггеры и бизнес-процессы — что срабатывает, что шлёт лишнее, что осталось от прежних экспериментов. Отчёты — на чём они построены и можно ли им верить. Подключённые каналы и интеграции — работают ли они сейчас. Тариф — хватает ли и не переплачиваете ли за неиспользуемое.
Что смотрим в данных
Это часть, которую обычно пропускают, а она самая показательная:
- Дубли компаний и контактов — сколько и по какой причине появляются.
- Сделки без ответственного и без следующего шага — работа, которая фактически остановилась, но числится активной.
- Зависшие стадии — где скапливаются сделки и что это означает на самом деле.
- Причины отказов — заполняются ли и можно ли по ним что-то понять.
- Потенциал базы — сколько клиентов когда-то покупали и давно не возвращались, сколько отказов было по причинам, которые уже неактуальны. Это самая быстрая выручка из всех, что находит аудит: предложение ушедшим клиентам стоит дешевле новой рекламы.
Что смотрим в работе людей
Интервью с руководителем и с менеджерами. Что удобно, что раздражает, что делают в обход системы и почему. Именно здесь обычно и находится причина, по которой портал «не прижился»: чаще всего система требует действий, которые не помогают человеку закрывать сделки, — и он находит обходной путь.
Отдельно смотрим, как устроен контроль: что руководитель проверяет, где берёт цифры, доверяет ли им. Если он сверяет отчёт системы с таблицей — это диагноз, и обычно не людям.
Состояние интеграций
Работает ли обмен с 1С сейчас, не отвалилась ли телефония, доходят ли метки источника до сделки. Интеграции ломаются молча: в карточках просто перестают появляться данные, и это замечают через месяцы. Проверяется не настройка, а факт — пришли ли реальные данные за последние дни.
Что вы получаете
Отчёт и список задач с оценкой в часах — по приоритету: что чинить первым, что потом, а что не трогать вовсе. Документ остаётся у вас независимо от того, будете вы работать с нами дальше или нет: по нему может работать любой подрядчик.
В отчёте есть и то, чего обычно не ждут: что из настроенного можно убрать. Лишние поля, мёртвые роботы, воронки, которыми не пользуются, — всё это усложняет работу и мешает людям, а убирается быстро.
Сколько это стоит
Аудит считается часами и зависит от размера портала: сколько воронок, сколько сотрудников, есть ли интеграции. Чтобы назвать объём, достаточно короткого разговора — что у вас настроено и чего вы ждали от системы.
Бывает, что после аудита выясняется: чинить нечего, нужно собирать заново. Так тоже случается, и честнее узнать это за стоимость аудита, чем за стоимость года поддержки. В этом случае отчёт становится основой технического задания.
Если решили чинить точечно — это настройка пакетами часов; если собирать систему заново — внедрение под ключ. А начать стоит с разговора: покажите портал аналитику.