Настройка Битрикс24 под вашу работу

Настройка Битрикс24: что настраивают в портале и в каком порядке

Настройка — это работа по живому порталу: система уже куплена, люди в ней есть, но она мешает, а не помогает. Ниже — что именно настраивается, с чего начинать, если болит всё сразу, и чем настройка отличается от проекта внедрения.

С чего начинают

Первым делом — воронки и стадии. Пока сделка проходит этапы, которых в реальной продаже нет, остальное бессмысленно: отчёты по такой воронке ничего не показывают, а менеджеры заполняют её формально. Признак неправильной воронки простой — больше половины сделок стоит на одной стадии «в работе».

Второй шаг — поля и карточка. В карточке должно остаться то, что нужно для работы и для отчётов, остальное убирается. Лишнее поле не просто занимает место: его перестают заполнять, и отчёт, который на нём держится, начинает врать.

Третий — права доступа. Менеджер видит свои сделки, руководитель — отдел, смежные подразделения — только то, что им нужно. Заодно закрывается выгрузка базы «на память» при увольнении, о которой вспоминают обычно уже после увольнения.

Автоматизация: роботы, триггеры и бизнес-процессы

Три инструмента, которые часто путают, хотя задачи у них разные.

• Робот срабатывает на стадии: поставил задачу, отправил письмо, напомнил о просрочке, подготовил документ. Большинство задач решается именно роботами.
• Триггер срабатывает от события снаружи: клиент ответил в чате, пришла оплата, подписан документ — и сделка сама двигается на следующую стадию. Это то, что избавляет менеджера от ручного перетаскивания.
• Бизнес-процесс нужен там, где кто-то должен сказать «да»: согласование скидки, договора, закупки. Процесс тяжелее робота, и ставить его там, где хватает робота, — лишняя сложность, которую потом некому поддерживать.

Цель автоматизации — снять с менеджера ручные действия, а не добавить ему уведомлений. Если после настройки человек получает двадцать оповещений в день, он перестанет читать все двадцать, включая важные.

Каналы заявок

Заявка должна попадать в систему сама и с источником: телефония, почта, мессенджеры, формы сайта, площадки. Без метки источника непонятно, какая реклама работает, — и бюджет распределяется по ощущениям.

Здесь же решается вопрос дубликатов: повторное обращение того же клиента должно привязываться к существующей карточке, а не создавать вторую. Правило сопоставления (по телефону, по почте) задаётся один раз, и лучше до того, как в базе появятся тысячи записей.

Задачи, документы и работа за пределами продаж

Часть компаний приходит за CRM, а остаётся ради задач. Карточка задачи со сроком и ответственным, проекты, чек-листы, повторяющиеся задачи — это то, что закрывает передачу работы между отделами: заявка из продаж в производство или в доставку перестаёт теряться в переписке.

Туда же относятся шаблоны документов: счёт, договор, коммерческое предложение собираются из данных сделки одним нажатием. Скучная часть работы исчезает, а вместе с ней — ошибки в реквизитах.

Отчёты, из-за которых всё и затевалось

Воронка по этапам, нагрузка менеджеров, причины отказов, деньги по периодам. Отчёт должен собираться сам — если его выгружают в таблицу по пятницам, значит, настройка не доведена до конца.

Важная оговорка: отчёт честен ровно настолько, насколько аккуратно ведётся база. Поэтому вместе с отчётами настраиваются обязательные поля и правила — иначе первая же выгрузка покажет красивую картинку, не имеющую отношения к делу.

Как мы считаем работу

Настройка идёт пакетами часов по вашему списку задач: каждая задача получает оценку до начала работы, и вы решаете, делать её или нет. Публичный ориентир — первый этап от 60 000 ₽. Перед работами аналитик проводит предпроектное исследование: смотрит, как устроена работа сейчас и что уже настроено. Без него настройка превращается в набор правок по списку пожеланий, которые часто противоречат друг другу.

Когда хватит настройки, а когда нужен проект

Настройка подходит, если система в целом на месте и нужно починить или дособрать конкретные части. Если же процессов несколько, они связаны между собой и нужен обмен с учётной системой — это внедрение под ключ: там сначала разбираются процессы и пишется техзадание, а уже потом настраивается система.

Если непонятно, что именно настроено в вашем портале и что из этого мешает, — начинать стоит с аудита: по его отчёту видно, чинить точечно или собирать заново.

Расскажите, что мешает работать сейчас, — аналитик посмотрит портал и соберёт список задач с оценкой в часах. Обсудить настройку.