Техническое задание на внедрение Битрикс24
Разбираем, как устроена работа компании, собираем карту процессов и фиксируем, что должно получиться. Чтобы после настройки вы получили систему, которая нужна вам, а не ту, которую подрядчик понял со слов.
Работаем только с Битрикс24 — другие CRM не ведём. За это время прошли почти все сферы, где система вообще применима.
№1 в УрФО по продажам лицензий и ТОП-10 интеграторов России. Статус даётся за объём и качество проектов, а не за взнос.
Основная профессия внутри компании — бизнес-аналитик. Процессы разбирает он, а не менеджер по продажам.
Зачем вообще нужно техническое задание
Самый частый вопрос: нельзя ли сразу настраивать. Можно — и так делают, пока не выясняется, что настроили не то. Четыре вещи, которые ТЗ закрывает заранее.
Без документа подрядчик собирает систему по своему пониманию вашей работы. Расхождение всплывает на приёмке, и переделка оплачивается теми же часами — только второй раз.
К ТЗ идёт смета по блокам: воронки, автоматизация, интеграции, обучение. Видно, из чего складывается сумма и что можно отложить на второй этап, а не узнавать это по ходу.
В документе записано, что считается сделанным: какие процессы работают, какие отчёты собираются, что видит руководитель. Приёмка перестаёт быть спором о формулировках.
По ТЗ проект соберёт любой интегратор — в том числе не мы. Документ остаётся у вас независимо от того, продолжим мы работу или нет.
Без техзадания работают — и мы так тоже умеем. Просто на 780 внедрениях убедились: выходит дороже обеим сторонам. Заказчик платит за переделки, мы тратим часы на споры о том, что имелось в виду. Поэтому ТЗ у нас отдельный платный этап: на него уходит столько же сил аналитика, сколько на саму настройку, и делать его между делом нельзя.
На выходе — два файла, а не устная договорённость
Документ на 20–60 страниц: задачи, принятые решения, этапы внедрения, роли и права, интеграции, показатели и отчёты. По нему проект соберёт любой интегратор — в том числе не мы.
Сколько часов уходит на каждый блок: воронки, автоматизация, интеграции, обучение. Видно, из чего складывается сумма и что можно отложить на второй этап.
В каких случаях пишут техническое задание
Техническое задание — это план действий, который не даёт потратить бюджет на систему, решающую не ваши задачи.
Без описанных требований легко получить систему, которая не закрывает реальные задачи. В ТЗ фиксируются нужные модули, логика работы, роли сотрудников и интеграции.
Переход нужно спланировать заранее: перенос данных, интеграции, настройка функционала. Это снижает риск потерять историю и остановить отдел продаж на неделю.
Учёт в таблицах и передача сделок голосом перестают работать на определённом объёме. В ТЗ фиксируется, что автоматизируем и как система масштабируется дальше.
Сделки теряются, задачи забываются, ответственность размыта. Техзадание строит прозрачную структуру, где у каждого шага есть хозяин.
Обмен прорабатывается до настройки: что ходит между системами, в какую сторону, по каким полям. Иначе несовместимость всплывает уже в бою.
Особый алгоритм распределения заявок, своя отчётность, нетиповой процесс. Без описания разработчик сделает то, что понял, а не то, что нужно.
Из чего состоит техническое задание
Не шаблон с подставленным названием компании: каждый раздел заполняется по вашим процессам, а пустые разделы просто не появляются.
Шесть разделов, 20–60 страниц. Объём зависит от того, сколько процессов разбираем: документ описывает вашу работу, а не возможности Битрикс24.
Зачем компании система и что именно планируется сделать
- Цель проекта в терминах задач, а не функций
- Текущая ситуация и где она ломается
- Ожидаемый результат
- Кто принимает решения и кто тестирует
Какие модули настраиваются под ваши процессы
- CRM: карточки, воронки, лиды, сделки, счета
- Задачи и проекты: контроль, сроки, нагрузка
- Коммуникации и корпоративный портал
- Документы, шаблоны, версии
- Отчётность и дашборды руководителя
Чтобы данные не вводились дважды
- 1С: клиенты, сделки, товары, документы
- Телефония: запись, фиксация, распределение
- Мессенджеры и почта
- Сайт: формы, чаты, создание лидов
Кто какую информацию видит и что будет, если что-то пойдёт не так
- Роли и разграничение прав
- Кто видит все сделки, а кто только свои
- Регулярное резервное копирование
На какой объём рассчитана система сегодня и что будет через год
- Количество пользователей и одновременная работа
- Запас на расширение процессов и отделов
Чтобы сотрудники разобрались, а не саботировали
- Ключевые действия — в пару кликов
- Корректная работа с телефона и планшета
Сколько стоит техническое задание
Цена зависит от объёма работы аналитика: сколько отделов и процессов разбираем и нужно ли описывать обмен с 1С или внешними сервисами. Оплата — за пакет часов, а не «по факту, сколько выйдет».
Один отдел, понятная воронка, без сложных интеграций
- Встречи с бизнес-аналитиком для сбора информации
- Встреча для обсуждения предложенных решений
- Блок-схема процессов
- Документ технического задания
- Смета на настройку по блокам
Несколько отделов или обмен с 1С — самый частый вариант
- Всё, что в пакете на 12 часов
- Разбор нескольких связанных процессов
- Описание обмена с 1С или внешним сервисом
- Проработка ролей и прав доступа
- Показатели и отчёты для руководителя
Крупная компания, производство или несколько юрлиц
- Всё, что в пакете на 20 часов
- Сквозной процесс через несколько отделов
- Нетиповые интеграции и доработки
- Отдельные схемы по каждому направлению
- План внедрения по очередям
Объём определяется на первом разговоре: мы смотрим, сколько процессов реально нужно описать, и называем пакет. Если после разбора становится понятно, что хватит меньшего, — говорим об этом. Техническое задание — отдельная платная услуга, и её результат остаётся у вас в любом случае.
С чего начинались эти проекты
Каждый из них начался с технического задания: сначала разбор процессов и блок-схема, потом настройка. Вот что получилось в итоге.
Семь шагов от первого разговора до утверждённого документа
Готовые шаблоны не берём: по ним получается система вообще, а не ваша. Разбираем каждый процесс отдельно.
- 1РазбираемсяОбщаемся с руководителями и с теми, кто работает руками. Смотрим, какие задачи стоит автоматизировать, где теряются клиенты и что вообще происходит после заявки.
- 2Фиксируем главноеПожелания, ограничения и найденные проблемы складываются в один документ. Появляется общая картина: как работает компания сейчас и что нужно изменить.
- 3Предлагаем решенияВоронки, автоматизация рутины, интеграции, отчётность и показатели контроля. На каждое решение — объяснение, зачем оно и что без него будет.
- 4ВизуализируемСобираем блок-схему: как процесс идёт по системе, кто на каком шаге отвечает и куда уходят данные. Схему видно целиком на одном экране.
- 5Готовим документФинальный PDF: задачи, решения, этапы внедрения, критерии эффективности и отчёты. По нему проект соберёт любой интегратор.
- 6СогласуемПроходим документ вместе и вносим правки. Задача — чтобы к настройке мы шли с одинаковой картиной в голове, а не с похожей.
- 7Передаём в настройкуКогда ТЗ утверждено, начинается второй этап: настройка, обучение и запуск по согласованному плану. Или вы уходите с документом — это тоже нормально.
Разберём ваши процессы и скажем, какой объём нужен
Первый разговор — 40 минут с бизнес-аналитиком. На нём видно, сколько процессов реально нужно описать, и мы называем пакет часов.
- 1Позвоним в течение рабочего дняУточним задачу и подберём аналитика, который работал с вашей сферой
- 2Встреча онлайн, 40 минутРазбираем ваши процессы, показываем похожие внедрения, называем вилку
- 3Присылаем расчёт и планДальше решаете вы — обязательств после встречи не возникает
Что спрашивают про техническое задание
Я могу заказать только ТЗ и настраивать у другого интегратора?
Да. Документ и смета — ваши: передавайте их любому подрядчику, внутреннему специалисту или возвращайтесь с ними через полгода. Мы не ставим условия «настраиваем только мы» и не прячем в документе того, что понятно одним нам.
Запрос такой приходит регулярно, и в нём нет ничего неудобного: ТЗ — отдельная платная услуга, а не аванс за внедрение. Единственное, о чём честно предупреждаем: за результат чужой настройки мы отвечать не можем — только за то, что в документе описано однозначно.
Сколько времени занимает подготовка документа?
7–14 рабочих дней в зависимости от объёма: сколько отделов разбираем, сколько процессов и нужно ли описывать обмен с 1С. Большая часть срока — встречи и согласования с вашей стороны, поэтому реальная дата зависит и от того, как быстро собираются участники.
Что будет, если после ТЗ мы решим не внедрять?
Ничего не меняется: документ, блок-схема и смета остаются у вас. Это нормальный исход — иногда после разбора видно, что система сейчас не нужна или задача решается настройкой того, что уже есть.
У нас портал уже куплен и частично настроен. Нужно ли ТЗ?
Зависит от того, насколько в нём работают. Если отдел сидит в системе и не хватает отдельных вещей — обычно хватает аудита и работ по списку задач. Если портал заведён и брошен, разбирать всё равно придётся с процессов, и это то же самое ТЗ.
На первой встрече аналитик смотрит портал и говорит прямо, какой из двух вариантов ваш.
Кто должен участвовать со стороны компании?
Руководитель, который принимает решения, и те, кто работает руками: продавцы, производство, бухгалтерия — в зависимости от процессов. Обычно это 2–4 встречи по часу-полтора.
Без людей, которые делают работу каждый день, документ получится про идеальную компанию: именно они рассказывают, где процесс на самом деле ломается.
Техническое задание на внедрение Битрикс24: зачем оно нужно и что в нём пишут
Техзадание — не бюрократия и не способ растянуть проект. Это документ, который переводит разговор «нам нужна CRM» в список работ с оценкой в часах. Ниже — в каких случаях его пишут, из чего он состоит и что делать, если подрядчик предлагает обойтись без него.
В каких случаях техзадание окупается сразу
Есть ситуации, где без документа проект почти наверняка развалится:
- Процессов больше одного. Когда в компании продажи, производство и доставка передают работу друг другу, настроить «сначала продажи, потом посмотрим» не выйдет: границы между этапами придётся переделывать.
- Нужен обмен с учётной системой. Интеграция с 1С всегда требует решения, какая система главная по каждой сущности. Это решение фиксируется в ТЗ, а не в переписке.
- Работы делят несколько человек. Аналитик, специалист по настройке, разработчик. Без общего документа каждый понимает задачу по-своему.
- Проект принимает не тот, кто его заказывал. Собственник договорился, принимает руководитель отдела. Если нет письменного «что должно получиться», приёмка превращается в спор.
- Бюджет нужно согласовать заранее. Оценить в часах можно только то, что описано. Всё остальное — угадывание.
- Есть доработки. Любой код, которого нет в коробке, пишется по требованиям. Без них разработчик сделает то, что понял.
Что входит в документ
Техзадание на внедрение Битрикс24 обычно состоит из шести частей:
- Как устроена работа сейчас. Кто с кем взаимодействует, откуда приходят заявки, где они теряются. Это не вступление для вида: именно здесь находятся задачи, о которых на первой встрече не говорили.
- Требования к функциональности. Что настраивается в CRM: воронки и стадии, карточки сделок и контактов, обязательные поля, автоматизация на каждой стадии. Плюс задачи и проекты, документы, календарь — всё, что будет использоваться.
- Интеграции. С какими системами и в какую сторону ходят данные, по какому ключу сопоставляются записи, как часто идёт обмен. Если для какого-то сервиса нужен обмен через API, это тоже фиксируется здесь: сроки и стоимость у такой задачи другие.
- Права доступа и сохранность данных. Кто что видит и может менять, что происходит при увольнении сотрудника, как закрывается выгрузка базы. Вопрос, о котором вспоминают поздно и дорого.
- Нагрузка и рост. Сколько сотрудников сейчас и сколько планируется, какой объём сделок и документов. От этого зависит выбор тарифа и иногда — облако или коробка.
- Требования к интерфейсу. Что менеджер видит на экране в первую очередь, какие поля обязательны, что скрыто. Чем меньше лишнего, тем выше шанс, что систему начнут вести.
Как мы пишем техзадание
Работа идёт встречами с бизнес-аналитиком: он разбирает процессы, задаёт неудобные вопросы и собирает схему. Схема — обязательная часть результата: на ней видно путь заявки от первого касания до оплаты и места, где он прерывается. Готовый документ вы получаете на руки вместе с блок-схемой, обычно за 7–14 рабочих дней в зависимости от объёма.
Дальше у вас два пути, и оба честные: собирать систему с нами или отдать документ другому подрядчику. ТЗ написано так, чтобы по нему мог работать любой интегратор, — это ваш документ, а не наш способ привязать вас к себе.
Сколько стоит и от чего зависит цена
Техзадание считается часами аналитика: пакеты на 12, 20 и 30 часов. Публично мы называем нижнюю границу — первый этап от 60 000 ₽; конкретный пакет зависит от числа процессов, которые нужно описать, и от того, есть ли интеграции. Один отдел продаж без обмена с учётной системой — это один объём, производственная компания с 1С, складом и несколькими воронками — совсем другой.
На первой встрече с аналитиком видно, сколько процессов реально придётся описывать. Поэтому пакет называется после разговора, а не из прайса.
«А можно без ТЗ?»
Можно — и иногда нужно. Если задача одна и понятная (настроить воронку отдела продаж, подключить телефонию, починить то, что сломалось), отдельный документ будет дороже самой работы. В этом случае мы предлагаем настройку пакетами часов: задачи оцениваются по списку, и каждая согласуется до начала.
Граница простая: если работа умещается в список понятных задач — техзадание не нужно. Если сначала нужно разобраться, как устроена работа компании, — нужно, и дешевле сделать это документом, чем выяснять в процессе настройки.
Техзадание — первый этап проекта внедрения под ключ, и его стоимость учитывается в проекте. Если у вас уже есть портал и вы не уверены, что в нём настроено, начинать стоит не с ТЗ, а с аудита.