BI-аналитика: отчёты, которые собираются сами
Штатные отчёты Битрикс24 показывают воронку и суммы. Как только вопрос становится сложнее — «сколько мы заработали по этому направлению с учётом закупки» — начинается выгрузка в таблицу. BI собирает такие ответы сам, из тех же данных, что уже есть в системе.
Работаем только с Битрикс24 — другие CRM не ведём. За это время прошли почти все сферы, где система вообще применима.
№1 в УрФО по продажам лицензий и ТОП-10 интеграторов России. Статус даётся за объём и качество проектов, а не за взнос.
Основная профессия внутри компании — бизнес-аналитик. Процессы разбирает он, а не менеджер по продажам.
Примеры дашбордов, которые мы собираем
Набор экранов зависит от того, какие решения вы принимаете каждую неделю. Ниже — те, что просят чаще всего; на схемах показано устройство, а не чьи-то цифры.
Выручка и маржа по направлениям, сделки по этапам, средний чек и цикл сделки. Отвечает на вопрос «сколько заработали и что в работе прямо сейчас».
Кто сколько ведёт, где сделки стоят дольше нормы, у кого просрочены задачи. Видно не активность в системе, а результат работы.
Почему клиенты уходят и на каком этапе. Самый недооценённый экран: обычно половина причин оказывается управляемой.
План по отделу, по менеджеру, по направлению — и факт на сегодня. Считается из тех же сделок, а не из отдельной таблицы у руководителя.
Кто покупает повторно, кто давно не возвращался, сколько приносит каждый сегмент. Из этого экрана чаще всего и вырастают деньги без новой рекламы.
Расход по каналам рядом с деньгами из сделок: видно стоимость клиента и то, какой источник приносит выручку, а не количество заявок.
Признаки, что штатных отчётов уже не хватает
BI имеет смысл, когда данные в системе есть, а ответов на вопросы руководителя из них не получить без ручной работы.
Кто-то выгружает данные, сводит их руками и присылает в понедельник. К среде цифры уже неактуальны, а ошибка в формуле живёт месяцами.
Сделки в Битрикс24, отгрузки и оплаты в 1С, расходы на рекламу в кабинетах. Пока это не сведено, прибыльность направления считается на глаз.
Маржинальность по направлению, повторные продажи, средний срок сделки, загрузка производства. Штатные отчёты такого не умеют — и не должны.
«Кажется, это направление тянет нас вниз». BI превращает такие догадки в цифру — иногда подтверждает, иногда переворачивает.
У продаж одна выручка, у бухгалтерии другая, у маркетинга третья. Один источник данных снимает этот спор раз и навсегда.
Если цифры смотрят ежедневно, ручная сборка становится отдельной работой на полставки. Дешевле один раз настроить.
Четыре шага: от вопроса руководителя до живого дашборда
Начинаем не с инструмента, а с вопросов, на которые нужен ответ. Иначе получается красивый дашборд, который никто не открывает.
- 1Собираем вопросыЧто вы хотите видеть и какое решение примете, увидев это. Показатель, за которым не следует решение, на дашборд не попадает — он только отвлекает.
- 2Проверяем данныеЕсть ли в системе то, из чего эти цифры можно посчитать. Часто выясняется, что сначала нужно поправить настройку: без заполненного поля показателя не будет.
- 3Собираем и связываемДанные Битрикс24 соединяются с учётной системой и рекламными кабинетами, если нужно. Дальше всё считается по одним правилам — спорить о том, чья цифра правильная, больше не о чем.
- 4Показываем и дорабатываемПервую версию смотрим вместе: что лишнее, чего не хватает, какой разрез нужен на самом деле. Дашборд дорабатывается — это нормальная часть работы, а не переделка.
Посмотрите, какие отчёты вообще бывают
Прежде чем заказывать аналитику, стоит понять, что умеет сам Битрикс24: часть вопросов закрывается штатными отчётами, и платить за BI ради них не нужно.
Что нужно знать до того, как заказывать аналитику
Он показывает то, что уже есть. Если менеджеры не заполняют источник обращения, отчёт по каналам не появится — сначала настройка, потом аналитика.
В Битрикс24 есть отчёты и дашборды. Прежде чем строить отдельную систему, мы смотрим, не закрывается ли вопрос настройкой, — это дешевле и быстрее.
Показатель имеет смысл, только если за ним стоит действие: кому позвонить, что изменить, кого учить. Всё остальное — красивые графики для отчёта наверх.
Бизнес меняется, и набор показателей меняется вместе с ним. Дашборд, который не трогали год, обычно уже никто не открывает.
Свою аналитику компания собрала себе сама: сквозные отчёты по каналам и окупаемости, разбор клиентской базы, данные из Битрикс24, Директа, ВК и Метрики в одном месте. Это же мы и переносим клиентам — с поправкой на их источники данных.
Сколько стоит дашборд
Работа считается часами: объём зависит от того, сколько показателей нужно и откуда берутся данные. Отчёты внутри Битрикс24 и сборка из нескольких систем — это разные по трудоёмкости задачи.
Когда данные уже в Битрикс24 и вопрос в том, как их показать. Самый быстрый вариант: настройка штатных отчётов и дашбордов под ваши показатели.
Битрикс24 плюс учётная система, рекламные кабинеты, сайт. Здесь появляется связка данных и правила, по которым они сходятся, — основная часть работы именно в этом.
С разговора о вопросах руководителя. На нём обычно выясняется, что часть ответов уже есть в системе, а для остальных нужно сначала поправить настройку.
Точную сумму называем после разбора: нужно понимать, какие показатели нужны и в каком виде лежат данные. Если для нужных отчётов сначала требуется настройка CRM, мы скажем об этом сразу — строить аналитику на пустых полях бессмысленно.
Порталы, которые мы довели до работы
В этих проектах система уже была: вопрос был в том, чтобы она делала то, ради чего её покупали.
С какими запросами к нам приходят за аналитикой
Почти всегда разговор начинается не со слова «дашборд», а с вопроса, на который руководитель не может ответить за минуту. Узнаёте свой — расскажите, соберём ответ из ваших же данных.
«Хочу видеть, как идут продажи — без того, чтобы собирать цифры у троих человек»
Воронка, деньги и прогноз на одном экране, обновляются сами.
«Непонятно, кто из менеджеров реально работает, а кто просто занят»
Сделки, сроки, просрочки и результат по каждому — вместо ощущений.
«Реклама идёт, заявки есть, а вот окупается ли — никто не скажет»
Расход из кабинетов рядом с выручкой из CRM, в одном отчёте.
«Каждый понедельник собираем отчёт руками полдня»
Тот же отчёт, но собранный системой к утру понедельника.
«Данные есть в 1С и в CRM, но вместе их никто не видит»
Один экран поверх двух систем: продажи, отгрузки, оплаты, долги.
«Нужно показывать цифры собственнику, а я сам им не доверяю»
Начинаем с того, чтобы данные сходились, — отчёты только потом.
Расскажите, какие цифры вам нужны каждый день
40 минут с аналитиком. Посмотрим, есть ли эти данные в системе и что нужно настроить, чтобы отчёт собирался сам.
- 1Позвоним в течение рабочего дняУточним задачу и подберём аналитика, который работал с вашей сферой
- 2Встреча онлайн, 40 минутРазбираем ваши процессы, показываем похожие внедрения, называем вилку
- 3Присылаем расчёт и планДальше решаете вы — обязательств после встречи не возникает